Przejdź do treści

Nota odsetkowa – wzór i wyjaśnienie

Nota odsetkowa, albo nota księgowa to dokument, w którym żądamy zapłaty odsetek za nieterminowe uregulowanie płatności przez kontrahenta. Ujmując to bardziej obrazowo – nota odsetkowa jest “rachunkiem” jaki wystawiamy za wykorzystanie naszego pieniądza. Jednak, żeby wystawić notę odsetkową, musimy spełnić kilka warunków. Kiedy można ją wystawić? I jak zrobić to dobrze? Podpowiadamy!

W skrócie:

  • Odsetki maksymalne za opóźnienie wynoszą 22,50% w skali roku
  • Odsetki maksymalne kapitałowe wynoszą 18,50% w skali roku
  • Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się więcej
  • Żeby obliczyć odsetki ustawowe możesz skorzystać z naszego kalkulatora.

Kiedy można wystawić notę odsetkową?

Notę odsetkową możemy wystawić zawsze, gdy następuje opóźnienie w zapłacie. Brak uregulowania należności jest warunkiem wystarczającym do wystawienia dokumentu. Nie musimy z tego tytułu ponieść szkody, a na fakturze nie musi widnieć informacja o, tym, że należą nam się odsetki za nieterminową spłatę zobowiązania. Okres zwłoki liczymy od dnia po terminie zapłaty.

Nota odsetkowa a prawo

Dłużnikiem może być osoba fizyczna (konsument) jak i przedsiębiorca. Nota odsetkowa dla konsumenta jest wystawiana na podstawie art. 481 § 1 kodeksu cywilnego:

“Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.”

art. 481 § 1 kodeksu cywilnego

Natomiast dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą podstawą prawną jest art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych:

“W transakcjach handlowych – z wyłączeniem transakcji, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny – wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki:

art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych


1) wierzyciel spełnił swoje świadczenie;
2) wierzyciel nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie.”

Nota odsetkowa – jak wyliczyć?

Jeżeli nie zawarliśmy w kontrakcie informacji o wysokości odsetek, to zastosowanie mają odsetki ustawowe. Aktualnie odsetki ustawowe w 2024 roku wynoszą 11,25% w skali roku. Obliczenie wysokości odsetek określa art. 481 § 2 kodeksu cywilnego:

„Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była oznaczona, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych.”

Jeżeli mamy określoną wysokość odsetek (tzw. odsetki umowne), to mogą one wynosić maksymalnie dwukrotność odsetek ustawowych. Czyli obecnie nie więcej niż 22,50% w skali roku.

maksymalna wysokość odsetek umownych: 2 x (0,1 [stopa referencyjna NBP] + 5,5) = 22,50%

Jak obliczyć notę odsetkową – przykład

Duża część narzędzi umożliwia już wyliczenie noty odsetkowej online. Warto jednak poznać na przykładzie, że nie jest to skomplikowana kalkulacja. Można dzięki temu łatwo sprawdzić, czy w obliczeniach aplikacji nie wkradł się błąd.

Załóżmy, że kontrahent spóźnił się ze spłatą zobowiązania w wysokości 2000 zł brutto. Opóźnienie wyniosło 40 dni, a wysokość odsetek nie była określona. W takim razie obowiązują odsetki ustawowe.

Wysokość zobowiązania mnożymy razy wysokość odsetek ustawowych:

2000 zł x 6% = 230 zł,

Otrzymaną kwotę dzielimy przez liczbę dni w roku:

230 zł / 365 dni = 0,6301 zł za dzień zwłoki

Wystarczy teraz pomnożyć 0,6301 zł x liczba dni opóźniania (40 dni) a otrzymamy kwotę, jakiej należy żądać na nocie odsetkowej. Czyli 24,60 zł.

Kalkulator noty odsetkowej







Co powinna zawierać nota odsetkowa?

Prawidłowo sporządzona nota odsetkowa powinna zawierać dane wymagane dla dowodów księgowych, czyli:

  • dane określające rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny,
  • dane dłużnika i wierzyciela (stron umowy),
  • datę sporządzenia noty odsetkowej,
  • termin i kwotę płatności
  • kwotę należnych odsetek wraz z okresem opóźnienia,
  • sposób uregulowania zobowiązania wraz z odsetkami i terminem płatności,
  • podpis osoby wystawiającej dokument.

Jak zaksięgować notę odsetkową?

W perspektywie podatkowej odsetki od zobowiązań nie stanowią kosztu przychodu, gdy są naliczone a niezapłacone. Natomiast, gdy odsetki zostały uregulowane należy je wliczyć do kosztu uzyskania przychodu (wraz z odpowiednią dokumentacją). Zgodnie z zasadą memoriału zaległe, niezapłacone odsetki dokumentuje się notą odsetkową.

Nota odsetkowa online?

Obecnie na rynku znajdziemy wiele narzędzi i kalkulatorów służących pomocą przy prowadzeniu własnej firmy. Także nota odsetkowa nie powinna być problemem w sporządzeniu. Warto jednak wiedzieć, że samodzielne wykonanie noty odsetkowej nie jest też trudne. Przyda się też lepiej rozumieć, co i dlaczego pojawia się w tym dokumencie.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *